遠距辦公
的終極指南

遠距辦公需要的元素

專案時間掌控

專案管理一定需要有一套專屬的專案管理系統,而且必須搭配Google  Canlendar同步供功能

共通資料儲存

善用Google Driver / Dropbox / 甚至企業內部的NAS系統做資料同步以及控管備份功能。

彼此溝通對談

Line/Message等通訊工具不是最佳專屬的管理通訊軟體。需要有時間與流程紀錄。

訊息交流的郵件

所有重要訊息以及通知,一定要由電子郵件做通知以及時程的安排。這是最佳的責任劃分。

遠距工作者

遠距工作者。行動派的專業數位游牧民族或稱行動戰士。打電話給我們你需要做什麼,但「遠距辦公」正在推動未來的工作模式。

「遠距辦公」曾被視為“選擇千禧一代的另一個趨勢。現在,這是我們認為未來工作(和生活)方式的方法,也是招聘專業經理人/建立全球網絡的機會。目前,世界經濟論壇稱其為“ 勞動力轉型的最大推動力 ”之一。

但是,目前一些企業雇主仍然不確定是否要冒這個風險,擔心允許員工在家工作意味著他們永遠不會把工作做好。碰巧的是,情況正好相反。

如果您對於「為什麼這麼多人虛擬化」或者「如何使您的業務受益」感到好奇?那麼以下的資訊就是就是您可以參考的指南了。讓我們來探索一下「遠距辦公」工作的世界是如何運作的,以及你需要什麼才能夠真正開始。

一-2018遠距辦公數據

二-哪些提供遠距辦公

三-遠距辦公的利弊

四-制定遠距辦公政策

五-遠距辦公最佳實踐

什麼是 ?

遠距辦公意味著:「在家中」或「辦公室外」的其他位置遠距工作。“不要與自僱的自由職業者”混淆,這是公司和員工之間的工作安排。這個想法是:當員工不需要前往辦公室時,通過電話,電子郵件和視頻會議等電信管道“工作。

一-2018年的遠程辦公統計數據

根據Global Workplace Analytics的數據,自2005年以來,「遠距辦公」已經增長了115%。這比其他工作員工快10倍。GWA的研究表示:

  • 80%至90%的人表示他們希望至少部分時間內進行「遠距辦公」
  • 36%的人會選擇「遠距辦公」勝過於加薪,而37%的人願意減薪而選擇採取「遠距辦公」
  • 對於95%的公司而言,「遠距辦公」可以提高員工留在企業的留職率。
  • 60%的企業雇主享有明顯的節省人事相關成本。

這樣的模式只是一個剛開始而已。國際員工福利計劃基金會的一項研究發現,74%的企業雇主現在提供「遠距辦公」的選擇權。蓋洛普發現員工每週工作三到四天時最不喜歡上班。英國一項調查的參與者該方案的人認為:到2036年,傳統通勤將聞所未聞。

想知道為什麼你還沒有跟上這個風潮嗎?別擔心。在您使用這些數據參考與利益相關事件之前,請考慮「遠距辦公」是否真的是最佳方案

二-哪些類型的公司提供遠距辦公?

以上資訊,雖然聽起來似乎令人印象深刻,但「遠距辦公」並不是一個全能的解決方案。需要面對面接觸,特殊設備處理或某種實體存在的活動就不適合遠距環境了。

根據經驗:「遠距辦公」最佳的工作分為兩類:

  1. 它的工作屬性是在網路線上可以處理的。
  2. 並且/或者它是獨立的工作者。

「遠距辦公」特別適用於以下行業的公司:

  • 銷售業務工作和網路行銷產業。
  • 客戶服務工作者。
  • 顧問諮詢服務產業。
  • 電腦程式設計和資訊技術處理。
  • 教育訓練和培訓單位。
  • 行政管理工作(財務或者管理)。

各種規模的「遠距辦公」公司都可以通過檢視「遠距辦公」方案以節省數百萬的成本。當然,某些實質工作角色表現會比起其他在虛擬環境表現來得好。根據企業團隊成員的工作要求,執行過後的表現和角色轉換的經驗,大多數公司會根據具體情況評估資格。

僱用「遠距辦公」工作人員會怎麼樣?你有幾個選擇,遠距特定的工作資源,如FlexJobs,Remote,weworkremotely,remoteok和Jobspresso目標(但不能保證)具有「遠距辦公」經驗的人。你也可以在LinkedIn,選擇您確實需要的求職搜尋引擎上發佈這份工作,明確的採用「遠距辦公」是一種不錯的選擇。

「遠距辦公」對雇主和僱員都有好處,但並非沒有缺點。讓我們比較雙方。

針對企業本身的業務:

最好的「遠距辦公」者是稀有生物。不是每個人都可以從任何地方自我調整和有效溝通。

從好的方面來說,您節省了辦公空間,這意味著您無需擔心公司的潛在增長。這是有趣的部分:普通員工的辦公空間每年大約需要一本大金額。限制人力所處的空間是可以減少主要開銷,同時保持環境穩固。更好的是,您可以提高員工滿意度和保留率,從而使我們獲得利弊。

針對員工本身的工作:

發現在家工作所需的自我激勵和紀律可能比找到它更具挑戰性。一些偏遠的工人也反應自己感到孤獨或無方向感。

但如果做得好,遠程辦公會獲得豐厚的回報。在節省時間,金錢和空間的同時,大多數「遠距辦公」人員發現在家工作(或咖啡店或樹林裡的小屋)可以創造工作與生活的平衡,分散注意力和壓力的環境,以及更強的控制感在他們本身的工作上面。

這些好處:共同促成了快樂的員工。快樂的員工通常都是優秀的員工。有將近91%的遠程工作人員的,感覺在家工作更有工作成效。因此,越是偏遠的工作者,而陷入困境的人數越多。每年數千/萬的美國公司因此而解決工作生產力問題。企業的勞動力保與員工留職率就越高。這應該是不用腦子想就可以得知的吧?

對於企業本身和員工:

針對您評估「遠距工作」員工候選人,評估優先順序事項與您自己的優先事項保持一致性是非常重要的。

例如,對於貴公司來說:

  1. 面對面協作對於為未來發展騰出空間更重要嗎?也許現在不是您的員工「遠距辦公」的正確時間。但是,您可能願意投資於使團隊建立更加順暢的技術(稍後會詳細介紹)。
  2. 評估一下你願意交易的東西。然後,找到雙方的平衡點。

有了這個基本認知基礎,你就可以設定正式的彼此的界限了。

四-「遠距辦公」政策:為什麼您的企業需要?

思考一下:在您的業務的任何領域當中,時間或資源限制可能會使政策制定處於次要地位。「遠距辦公」也是如此,特別是在休閒或臨時的基礎上。雖然近三分之二的公司允許「遠距辦公」,但只有不到一半的公司正式製定了政策。

制定政策有必要嗎?簡單的說:是的。

在偏遠距離的勞動力市場中,預期不明確的可能性更大。如果沒有政策,錯誤傳達可能會迅速造成錯誤的提升。有一個方案可以讓你從一開始就設定了明確的目標。

如何制定遠距辦公政策

您無法為每個企業找到一套完美的政策條件。但可根據各行業的法律相關要求進行調整。在大多數情況下,您的「遠距辦公」政策應涵蓋以下內容:

  1. 參與得員工資格條件和核准基礎。
  2. 工作項目是否可以靈活性。
  3. 企業與員工的設備需求和網路資訊安全的控管。
  4. 員工的工作區和所居住位置。
  5. 通訊速度與行動資訊。
  6. 依賴性維護與相關的責任劃分與控管。

對於每個條款,請問自己一些重要問題:

員工資格和核准基礎

您是否需要正式的流程來審核和審核「遠距辦公」的員工?您是否在尋找適合員工候選人的特定態度或職業道德(如強烈的溝通或回應)?他們應該通過主管還是更高層的指揮系統?

靈活性

如果不是全職,員工每週可以「遠距辦公」多少天?是否取決於資歷或其他因素?您的員工是否應該在核心工作時間內到達?或者他們在完成工作時可以自由選擇?

設備和網絡安全

您是否會為您的「遠距辦公」工作人員提供任何設備(如電腦,電話,辦公桌或辦公用品)?誰擁有權並維護它的安全性?密碼是否足以保護您的公司資料,或者您是否需要加密和GPS跟踪?員工應該避免不安全的咖啡店wifi嗎?

工作區和位置

您的員工應該在專門的辦公室工作嗎?這也應該是安全的嗎?請諮詢您的法律顧問群,但員工可能在工作時間內受傷。至於位置….「遠距辦公」工作者是否應保持在一定的範圍內,還是受到國家或地方的限制?

通訊

員工與您聯繫的最佳方式是什麼?你會定期辦理登錄(工作系統)嗎?可能不需要那麼頻繁(每月或每季度)的登錄會議現場要求?如何讓自己和「遠距辦公」工作人員的團隊盡可能平易近人?

依賴性護理

無論是涉及員工隱私或者工作,「遠距辦公」都不能代替依賴性親情。您可以考慮而且應該為生病的家庭成員制定例外條款,但員工需要設計專門工作的時間表。

期望員工候選人為他們的個人需求提供案例,但是請盡量遵守相同的規則,盡可能的一致性!

也就是說,您可能需要更新您的政策,因為您了解哪些有效。

五-遠程團隊管理的最佳實踐

既然我們已經涵蓋了優缺點,政策以及其他「遠距辦公」公司正在評估的事情,我們將結合以下四種最佳執行來管理「遠距辦公」團隊。

1.使用通信平台。

虛擬通信不一定是障礙。通常會有更好的方案,正式通訊軟體和網路會議 或者喋喋不休和即興討論會議,以利完成工作。

可以嘗試使用Google Hangout/Zoom/Skype for Business或Slack等視訊會議和語音會議工具。透過在團隊中建立信任和聯繫的方式獲得彼此的創意,例如分享有梗的照片或影音,一定要設置專門的“有趣”聊天

2.採用雲端服務平台。

在分散的團隊中很容易忘記工作細節項目。利用Dropbox和Google Drive等雲端的文件託管服務提供商在網路上同步和存儲工作。Trello,Basecamp或其中一個項目管理工具還可以使每個人都井然有序的並跟踪生產力。

3.不要成為陌生人。

您不希望對員工管理太多細節事項,但您卻希望獲得有效的各通性和員工支持度,並且追蹤進度並將其保持在正向循環中。一般來說引導會怎麼樣?應該每週一對一這樣做。每季會面交談或每年一次的場外活動都會讓「遠距辦公」工作人員感受到團隊的一部分。

4.讚賞與回饋。

從操作層面上講,員工回饋是引導的一個重要部分。但是在「遠距辦公」工作時因為容易簡單常常忘記它會更加重要性。

要建立一個重大的回饋文化:

  • 讓整個團隊進來參與回饋資訊的文化。
  • 盡可能按照預期的方式提供建設性的批評與建議。
  • 當您的員工做得很好時,請告訴他們!

這可能聽起來很明顯,但是一些主管沒有意識到他們已經讓「遠距辦公」工作人員懸空 – 或者是負面影響。積極(和詳細)的回饋將建立了令人驚訝的團隊精神。

遠共辦公組織

擅長數位行銷與內容行銷,長久居住在墨西哥與南美洲。經過AIRNET培訓在該地深植南美文化之數位行銷工作。

Jeff Zeng

擅長專案管理與控管

Peter Wen

殷士翔

AIRENT培訓計畫,並經過測試安排在台灣南部的基地之一。

WP系統建置,SEOer

kazmik-xiang

主機管理,GCP,WordPress,CSS

Shing-Cheng

您的企業尚未完全準備好?這是您最大的收穫:測試和調整!

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如果一切順利,就更積極推出更大的「遠距辦公」的結構。

但如果您正在進行中,繼續吧!評估對企業及其人員的積極影響。

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